Возврат денег пациенту в Инфоклинике и Инфоденте

Почти любой возврат в Инфоклинике сводится к одной из двух ошибок: ошиблись в оплате или ошиблись в услугах. Порядок действий мы рекомендуем один: сначала вернуть деньги тем же способом, каким пациент платил, затем при необходимости аннулировать услуги. Ниже — что делать в каждом случае, какие права нужны сотрудникам и когда вместо возврата нужен чек коррекции. Всё описанное работает и в Инфоденте.

Содержание

• Какой у вас случай
• Как исправить неверный способ оплаты
• Как исправить услуги в оплаченном приёме
• Что важно знать об аннулировании
• Можно ли перенести оплату на другой приём
• Какие права нужны сотрудникам
• Когда нужен чек коррекции, а не возврат
• Частые вопросы

Какой у вас случай

Что случилось	Что делать
Оплату картой провели как наличные (или наоборот)	Возврат тем же способом → новая оплата верным способом
В приёме не те услуги, чек ещё не напечатан	Исправить услуги → оплата с печатью чека
В приёме не те услуги, чек уже напечатан	Возврат → аннулирование → новый приём → оплата
Пациент недоволен и хочет деньги назад	Возврат → аннулирование, новый приём не нужен
Пациент заплатил больше стоимости услуг	Возврат переплаты в окне возврата за приём
Расчёт прошёл без кассы или чек пробит с нарушением	Не возврат, а чек коррекции (см. ниже)

Как исправить неверный способ оплаты

Типичный пример: пациент платил картой, а кассир не выбрал эквайринг и провёл оплату как наличную. Поменять способ оплаты в проведённой оплате нельзя, поэтому её возвращают и проводят заново.

1. Откройте лицевой счёт пациента, нажмите «Возврат денег» и выберите «Возврат денег за приём». Для аванса — пункт «Возврат аванса».
2. Выберите приём в списке и отметьте услуги. Кнопка «Полный возврат» отмечает все услуги сразу.
3. Проверьте поле «Метод возврата». Если приём оплачен одним способом, программа подставит его сама — в нашем примере это наличные. Если способов было несколько, поле останется пустым, и способ выбирают вручную.
4. Укажите причину возврата из списка: «Сдача», «Не использовать» или «Возврат по рекламации».
5. Нажмите «Печать чека» — будет напечатан чек возврата.
6. Проведите оплату заново, выбрав верный способ (эквайринг), и снова напечатайте чек.

Услуги в этом случае не трогают: они оказаны верно, ошибка только в оплате.

Если деньги возвращаются на карту, в поле «Метод возврата» выбирают возврат по эквайрингу. При настроенной интеграции с терминалом появятся поле «POS-терминал» и выбор типа операции: «Отмена» или «Возврат».

Как исправить услуги в оплаченном приёме

Всё зависит от того, напечатан ли чек. Пока чека нет, услуги в приёме можно просто поправить и провести оплату. После печати чека данные уже ушли через ОФД в налоговую, и удалять или менять услуги в таком приёме нельзя — их аннулируют.

Если чек уже напечатан:

1. Верните деньги за приём тем же способом оплаты — как в предыдущем разделе.
2. Аннулируйте услуги. Откройте приём: в картотеке — двойным щелчком по приёму, в расписании — кнопкой «Лечение». Затем «Сервис» → «Аннулирование услуг». Отметьте услуги в колонке «Аннулировать», укажите причину из справочника «Причины аннулирования работ» и сохраните. Аннулированные услуги подсвечиваются зелёным.
3. Создайте новый приём с правильными услугами: в картотеке — кнопка с зелёным плюсом в области «Приёмы».
4. Оплатите новый приём с печатью чека.

Если пациент просто хочет вернуть деньги за услугу, достаточно первых двух шагов.

Что важно знать об аннулировании

Аннулированная услуга остаётся в приёме и в истории, но исключается из начислений. Несколько ограничений, о которых лучше знать заранее:

• Только что добавленную услугу не аннулируют. Если приём ещё не сохранён, услугу просто удаляют.
• Иногда частичное аннулирование невозможно — тогда аннулируют весь приём. Так бывает, если при оплате была дополнительная скидка, по приёму было списание долга, в приём добавлена продажа прикрепления или приём сформирован по счёту.
• Отменить аннулирование можно не всегда. Если после аннулирования пересчитали квитанцию, изменили оплату или напечатали чек, вернуть услугу нельзя.
• Бонусы и сертификаты возвращаются сами. Если приём был оплачен ими, при аннулировании эти средства возвращаются на счёт пациента.
• Старые приёмы могут быть заблокированы. Если включена настройка «Блокировать изменение данных от», аннулировать услуги в более раннем приёме можно только при включённой настройке «Разрешать аннулирование услуг в заблокированном приёме».

Посмотреть все аннулирования за период поможет «Отчёт по аннулированию услуг».

Можно ли перенести оплату на другой приём

Напрямую — нет: деньги, оплаченные за один приём, нельзя зачесть за другой. В чеке перечислены конкретные услуги, и эти данные уже в налоговой. Обычный путь — возврат по старому приёму и новая оплата по новому.

В окне возврата есть и другой вариант — способ «Перенос всей суммы в аванс». Он доступен только сотрудникам с правом «Разрешать изменять способ возврата», и чек при нём не печатается. Прежде чем пользоваться им для переноса оплаты, согласуйте такой порядок с бухгалтером клиники.

Какие права нужны сотрудникам

Действие	Право доступа
Возврат денег за приём	«Возврат денег за приём» — «Разрешен» или «Разрешен только возврат за прием»
Смена способа возврата, который подставила программа	«Выбор метода возврата денег»
Перенос суммы в аванс вместо возврата	«Разрешать изменять способ возврата»
Аннулирование услуг в приёме	«Аннулирование услуг приема»
Аннулирование услуг в заказ-наряде	«Аннулирование услуг наряда»

Кому выдавать права на аннулирование, клиника решает сама. Например, их можно разделить: кассир делает возврат, а аннулирует старший администратор. Тогда каждую отмену видят два человека. Кто и когда аннулировал услугу, программа запоминает сама.

Когда нужен чек коррекции, а не возврат

Возврат исправляет ошибки в оплате и в услугах. Чек коррекции по 54-ФЗ нужен в других случаях: расчёт прошёл без кассы (касса сломалась, пропал интернет, чек забыли пробить) или касса применена с нарушением. Как пробить его из лицевого счёта пациента — в статье «Чек коррекции по 54-ФЗ».

Частые вопросы

Что делать сначала — возврат или аннулирование?

Мы рекомендуем сначала возврат, потом аннулирование: тогда возврат проходит по конкретному приёму, а в чеке возврата перечислены его услуги.

Услуги уже аннулировали, а деньги не вернули. Что теперь?

Если чек по приёму был напечатан, деньги возвращают кнопкой «Возврат аванса» в лицевом счёте пациента. Если чека не было — через «Возврат денег за приём».

Нужно ли аннулировать услуги при возврате?

Да, если деньги возвращают за услугу или услуги были указаны неверно. Нет, если ошибка только в способе оплаты.

Можно ли удалить приём после оплаты и возврата?

Нет: по нему уже был чек. Услуги аннулируют, а приём остаётся в истории.

Нужна ли детализация в чеке возврата?

Да. С июня 2019 года по рекомендациям ФНС для ФФД все чеки, включая чек возврата, печатаются с детализацией. Инфоклиника печатает чек возврата с признаком и способом расчёта.

Чек возврата в Инфоденте делается так же?

Да, окна возврата и аннулирования в Инфоденте такие же.

Подробнее о работе кассы — на странице модуля «Кассовые операции», об оплате картами — «Банковская карта». Нужна помощь с настройкой кассы или прав? Оставьте заявку — поможем.