Справка в налоговую в Инфоклинике и Инфоденте

Инструкция для администратора и регистратора: как в Инфоклинике и Инфоденте оформить пациенту справку об оплате медицинских услуг для налогового вычета, распечатать её, исправить или отменить и выгрузить в XML. Вся работа идёт в журнале справок: кнопка «Журналы» стартового меню → «Журнал справок в ФНС».

Содержание

• Что проверить до начала
• Как оформить справку
• Если платил родственник или другой представитель
• Как распечатать справку
• Как выдать уточнённую справку за тот же год
• Как отменить справку
• Как выгрузить электронную справку
• Если что-то пошло не так
• Что должен настроить администратор

Что проверить до начала

• Год расходов. Расходы с 2024 года подтверждает только справка нового образца, более ранние — старого.
• Данные пациента. В карточке регистрации нужен ИНН (вкладка «Дополнительно») или документ, удостоверяющий личность. Без них справку не сформировать.
• Оплаты. Суммы берутся из расчётов с пациентом. Если оплата не проведена в программе, в справку она не попадёт.
• Кто платил. Спросите, оплачивал лечение сам пациент или его представитель: от этого зависит, как заполнять справку.

Как оформить справку

1. В журнале нажмите стрелку кнопки «Новая справка» и выберите «Справка нового образца» (для старых расходов — «Справка старого образца»).
2. Укажите «Расчётный год». Программа сама подставит прошлый год — обычно менять его не нужно. В старой форме вместо года задаётся период.
3. Проверьте «Дату выдачи»: по умолчанию стоит сегодняшняя.
4. Кнопкой «…» выберите пациента в поле «Пациент» и организацию в поле «Юр.лицо».
5. В поле «Достоверность и полноту сведений подтвердил» выберите сотрудника, если он не подставился сам.
6. Нажмите «Сформировать». Программа заполнит сводную таблицу и детализацию по услугам: стандартные и дорогостоящие услуги идут отдельными строками.
7. Сверьте итог с тем, что ожидает пациент, и нажмите «Сохранить». Справка появится в таблице журнала.

Номера присваиваются автоматически. Если в справке старого образца есть строки красным в блоке «Распределение возвратов без указания приемов», разнесите эти возвраты вручную между стандартными и дорогостоящими услугами.

Если платил родственник или другой представитель

1. В форме справки выберите плательщика в поле «Представитель». Если он указан в карточке как представитель по умолчанию, поле можно заполнить кнопкой рядом с ним.
2. Поставьте флаг «Учитывать плательщика в квитанции», чтобы в справку вошли оплаты именно этого человека.
3. Нажмите «Сформировать» и «Сохранить».

Каждый представитель получает справку со своим номером. Следите, чтобы сумма всех справок по одному пациенту не превышала его расходы на лечение. Про оформление представителя — в статье «Полномочия представителя».

Как распечатать справку

1. Выделите строку в журнале.
2. Откройте меню «Печать» и выберите форму: «ФНС. Справка 2024» для нового образца или «Справка в налоговую» для старого.

Перед печатью ещё раз проверьте данные. Напечатанную справку уже нельзя удалить кнопкой «Удалить» — останется только корректировка или аннулирование. Даты оплат выводятся в справке, если в том же меню выбрать «Печатать даты оплат».

Как выдать уточнённую справку за тот же год

Корректировка нужна в двух случаях: пациент продолжил лечиться и доплатил или в выданной справке нашлась ошибка в сумме либо данных. Она работает для нового образца.

1. Выделите в журнале справку пациента за нужный год.
2. Нажмите «Новая справка» → «Справка нового образца».
3. Заполните форму и нажмите «Сформировать». Программа пересчитает расходы за весь год, а не только доплату.
4. Нажмите «Сохранить».

Номер останется прежним, а номер корректировки вырастет на единицу: у первой справки 0, дальше 1, 2 и так далее. Действующей считается справка с самым большим номером корректировки.

Как отменить справку

Аннулируйте справку, если её вообще не нужно было выдавать или исправить её корректировкой нельзя: например, она оформлена не на того человека. Для этого нужно право «Аннулирование справок».

1. Выделите справку в журнале.
2. Нажмите «Аннулирование» и подтвердите действие кнопкой «Да». Для нового образца подтвердите ещё и следующее окно кнопкой «ОК».
3. Если пациенту нужен правильный документ, оформите новую справку: она получит следующий номер и корректировку 0.

Для нового образца в журнале появится строка с тем же номером и корректировкой 999. Отменяются все справки с этим номером. Повторно аннулировать строку 999 нельзя. Отменённые справки видны, если включить фильтр «Отображать аннулированные».

Как выгрузить электронную справку

1. В журнале выделите справку нового образца.
2. Нажмите «Электронная справка». Программа покажет, куда сохранён XML-файл.
3. Подпишите файл усиленной квалифицированной подписью уполномоченного сотрудника и отправьте его в налоговую через вашего оператора ЭДО, например Контур.

После выгрузки справку нельзя редактировать или удалять. Клиника не увидит, дошла ли она до ФНС: это может проверить только пациент в личном кабинете налогоплательщика.

Если что-то пошло не так

• Нет пункта «Журнал справок в ФНС». У сотрудника не выдан доступ к журналу.
• В «Новая справка» нет нужного образца. Не включена настройка «ФНС. Формировать справку нового образца» или «ФНС. Формировать справку старого образца».
• Нет кнопки «Электронная справка». Нет права «Создание справки в электронном виде».
• Кнопка есть, но файл не создаётся. Проверьте настройки выгрузки и поле «Код ИФНС» у юридического лица (см. настройку).
• Сумма меньше, чем платил пациент. Проверьте, что все оплаты проведены в программе, а для плательщика-представителя выбран правильный человек. Возвраты тоже уменьшают сумму, о них — в статье «Возвраты».
• Услуга попала не в ту строку или не попала в справку. Проверьте тип услуги в прейскуранте и у специализации.
• В справке не видно паспортных данных. Если в карточке есть ИНН, паспорт в справку не выводится. Это не ошибка, а требование порядка заполнения формы.

Что должен настроить администратор

1. Права: Справочники → Справочник персонала → Права доступа → Журналы → Журнал справок в ФНС. «Доступ к журналу ФНС» — полный или просмотр и формирование; при необходимости «Редактирование номера и суммы справки», «Аннулирование справок», «Создание справки в электронном виде».
2. Какие образцы доступны: Сервис → Настройки → Приходные/Расходные документы → Прочее, настройки «ФНС. Формировать справку нового образца» и «ФНС. Формировать справку старого образца».
3. Подтверждающий сотрудник: настройка «ФНС. ФИО заверившего справку о расходах» — тогда он подставляется в форму сам.
4. Дорогостоящие услуги: поле «Тип услуг для ФНС» в прейскуранте (Справочники → Категории расчетов, прейскурант, с датой начала действия) и в Справочники → Финансовые → Специализации. Значение у специализации используется, если у услуги тип не задан. Как вести цены и услуги — в статье о прейскуранте.
5. Выгрузка XML: настройки «ФНС. Хранение электронных справок» и «ФНС. Путь для выгрузки электронных справок» (сетевая папка, куда все пользователи могут писать), «Электронная справка в ФНС. Код формы отчетности по КНД» (1184043); в специальных настройках — «ФНС. Код налогового органа конечного получателя информации»; поле «Код ИФНС» на вкладке «Реквизиты» юридического лица.
6. Доверенность: сотруднику, который выгружает справки, нужна машиночитаемая доверенность. Создайте её в личном кабинете организации на сайте ФНС, затем добавьте в справочнике персонала на вкладке «МЧД и доверенности» с наименованием «Справка в ФНС».
7. Сеть филиалов: чтобы формировать справки по данным центральной базы, включите настройку «Формировать по данным ЦБД». Если одна справка собирается по нескольким юрлицам, задайте «ФНС. Группировка данных по оплате».

Нужна помощь с настройкой справок, электронной выгрузки или обновлением программы? Оставьте заявку — поможем.